Hỗ trợ khách hàng TDZ ERP
Tìm kiếm hướng dẫn sử dụng, quy trình nghiệp vụ và các tính năng hệ thống.
Tài liệu phân hệ Bán Hàng & Chăm sóc Khách Hàng (Sales)
Phân hệ đóng vai trò là hệ thống máy tính tiền điện tử (POS), hỗ trợ xử lý đơn bán lẻ Laptop, xuất hóa đơn VAT nhanh chóng, tích hợp máy quét Serial khi giao hàng cho khách, và quản trị công nợ phải thu hiệu quả.
1. Hồ Sơ Khách Hàng (CRM & Partners)
Trong ERP-365, thuật ngữ "Đối tác" (Partners) mang tính đa hình — cả Khách hàng mua lẻ (End-User) lẫn Tổ chức mua sỉ (B2B) đều được lưu trữ tại đây. Dữ liệu khách hàng là nền tảng quan trọng để tra cứu lịch sử mua hàng và kích hoạt bảo hành về sau.
1.1 Giao Diện Quản Lý Thông Tin Khách Hàng
Truy cập vào menu > .
Mỗi khách hàng sẽ được hệ thống tự động cấp một Mã khách (Code) nếu bạn không nhập thủ công. Hãy luôn ghi nhận ít nhất Số Điện Thoại của khách hàng để phục vụ việc tra cứu lịch sử mua hàng và kích hoạt bảo hành.
| Vùng Thông tin | Mô tả chức năng |
|---|---|
| Số Điện Thoại Khách | Dùng làm khóa tìm kiếm nhanh khi lập hóa đơn. Trường này được thiết lập ràng buộc Unique trong cơ sở dữ liệu, ngăn chặn tình trạng nhập trùng lặp. |
| Điểm Tích Lũy (Chờ cập nhật) | Tính năng sẽ được triển khai trong phiên bản tích hợp hệ thống Voucher. |
| Nợ Phải Thu (Receivables) | Khi xuất hóa đơn bán nợ cho đối tác B2B, số tiền chưa thanh toán sẽ tự động cộng dồn vào cột Nợ phải thu của khách hàng. Giá trị này do hệ thống tính toán — không cho phép chỉnh sửa thủ công. |
POS, nếu khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn VAT cho một tên công ty mới, hãy bấm nút (+) Thêm nhanh ngay cạnh ô Tên Khách. Dữ liệu đơn hàng hiện tại sẽ được giữ nguyên — bạn có thể hoàn tất đơn hàng liền mạch chỉ trong vài giây.
2. Hệ Thống POS Đa Chi Nhánh (Sales Invoice)
Được thiết kế theo mô hình bán hàng nhanh (Fast-Selling POS), hỗ trợ quét mã Barcode, nhập Serial trực tiếp, áp dụng thuế/phí đầy đủ để tạo biên nhận thanh toán hoàn chỉnh.
2.1 Thêm sản phẩm bằng Máy Quét Barcode
Truy cập: > .
Thanh Search Bar ở giữa màn hình là thành phần cốt lõi. Đưa con trỏ vào ô tìm kiếm, sau đó sử dụng máy quét laser để quét mã vạch trên thùng máy.
Khi thêm sản phẩm có thuộc tính
Has_Serial = TRUE vào giỏ hàng, hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã Serial cụ thể. Số lượng chỉ tăng lên khi Serial hợp lệ và còn tồn kho. Nếu mã Serial không khớp với dữ liệu trong kho, hệ thống sẽ khóa chức năng thanh toán.
2.2 Thu Tiền, Phụ Phí và Xác Nhận Đơn Hàng
1. Áp dụng Chiết Khấu
Sau khi hoàn tất danh sách sản phẩm, cuộn xuống góc phải bên dưới và nhập tỷ lệ phần trăm vào ô % Chiết Khấu Toàn Đơn. Hệ thống sẽ tự động tính toán và phân bổ giảm giá.
2. Nhập số tiền Khách thanh toán
Ví dụ: Tổng hóa đơn là 30.000.000đ.
- Khách thanh toán đủ 30.000.000đ (tiền mặt hoặc chuyển khoản) → Hóa đơn hoàn tất, không phát sinh công nợ.
- Khách đặt cọc 10.000.000đ → Hóa đơn ghi nhận đã thu một phần; khoản 20.000.000đ còn lại được ghi nhận là Nợ phải thu trên hồ sơ khách hàng.
Các trạng thái xử lý đơn hàng:
| Lưu Nháp (DRAFT) | Giai đoạn 1: Đơn hàng được lưu tạm. Sản phẩm vẫn còn trong kho, chưa bị trừ tồn. Cho phép chỉnh sửa, thêm, bớt sản phẩm tùy ý. |
| Thu Tiền & In Đơn (COMPLETED) |
Xác nhận thanh toán và hoàn tất đơn hàng. Hệ thống tự động thực hiện 3 tác vụ liên module: 1. WMS (Kho): Trừ tồn kho tại chi nhánh hiện tại. Mã Serial được đánh dấu trạng thái SOLD — không thể bán lại cho người khác.2. FA (Kế toán): Tự động tạo Phiếu Thu tương ứng với số tiền khách đã thanh toán. 3. SD (Công nợ): Ghi nhận khoản Nợ phải thu lên hồ sơ khách hàng nếu thanh toán chưa đủ. |
3. Quản Lý Công Nợ Phải Thu — Thuật Toán Cấn Nợ Tự Động (AR Debts)
Tương tự như việc quản lý công nợ phải trả (PO), các khoản mà đại lý hoặc khách B2B mua nợ cũng cần được theo dõi chính xác đến từng đồng.
Cơ chế Cấn nợ tự động — Thuật toán FIFO (First-In, First-Out)
Tình huống minh họa: Một khách hàng B2B có 3 hóa đơn nợ lũy kế:
- Hóa đơn SD-001 (Tháng 5): Nợ 10 Triệu
- Hóa đơn SD-002 (Tháng 6): Nợ 20 Triệu
- Hóa đơn SD-003 (Tháng 7): Nợ 30 Triệu
Tổng công nợ chưa thu = 60 Triệu.
Nghiệp vụ thu nợ chỉ với 1 thao tác:
Khách hàng chuyển khoản 25 Triệu vào tài khoản của cửa hàng.
- Truy cập > . Bấm nút Thu Nợ Khách Này.
- Nhập số tiền nhận được:
25.000.000. - Hệ thống tự động cấn nợ theo thứ tự FIFO:
- Hóa đơn Tháng 5 (10 Triệu): Cấn trừ toàn bộ → Trạng thái chuyển sang COMPLETED/CLEARED. Số tiền còn lại: 15 Triệu.
- Hóa đơn Tháng 6 (20 Triệu): Cấn trừ 15 Triệu → Trạng thái: PARTIALLY_PAID. Hóa đơn SD-002 còn nợ 5 Triệu.
- Hóa đơn Tháng 7 (30 Triệu): Chưa được cấn trừ, vẫn giữ nguyên số nợ 30 Triệu.
4. Nghiệp Vụ Đổi Trả Hàng (Sale Returns / RMA)
Khi khách hàng yêu cầu đổi trả sản phẩm lỗi, theo quy chế ERP-365: tuyệt đối không được xóa hóa đơn gốc — thay vào đó, hệ thống sẽ tạo Phiếu Trả hàng liên kết ngược với hóa đơn ban đầu.
Quy trình tạo Phiếu Trả hàng (Return):
- Bước 1: Truy xuất hóa đơn gốc. Vào danh sách hóa đơn SD, mở hóa đơn liên quan. Tại giao diện chi tiết, bấm nút Tạo Trả Hàng (Return) ở phía trên (nút chỉ hiển thị khi hóa đơn ở trạng thái COMPLETED).
- Bước 2: Xác nhận sản phẩm trả. Hệ thống tự động nạp danh sách sản phẩm từ hóa đơn gốc. Chọn sản phẩm cần trả và nhập số lượng tương ứng.
- Bước 3: Xác nhận mã Serial. Đối với sản phẩm quản lý Serial, nhập chính xác mã Serial của thiết bị bị lỗi. Hệ thống chỉ chấp nhận mã Serial khớp với hóa đơn gốc.
- Bước 4: Xác nhận phiếu trả hàng.
Tác động tự động liên module khi xác nhận Trả hàng:
1. Hoàn trả tồn kho (WMS):
Sản phẩm được nhập lại vào kho chi nhánh. Mã Serial chuyển sang trạng thái RETURNED — không thể bán lại mà cần xử lý qua quy trình bảo hành.
2. Điều chỉnh công nợ (Accounts Receivable):
Hệ thống tạo bút toán ghi nhận khoản "Cửa hàng nợ lại khách". Kế toán có thể hoàn tiền cho khách thông qua Phiếu Chi tại module FA, hoặc giữ lại làm khoản bù trừ cho lần mua tiếp theo. Toàn bộ dữ liệu lịch sử được bảo toàn nguyên vẹn.