Hỗ trợ khách hàng TDZ ERP
Tìm kiếm hướng dẫn sử dụng, quy trình nghiệp vụ và các tính năng hệ thống.
Tài liệu Kế Toán Nội Bộ & Dòng Tiền (Finance / Accounting)
Phân hệ kiểm soát toàn diện dòng tiền qua các tài khoản Ngân hàng và quỹ tiền mặt tại cửa hàng. Là trung tâm xử lý tự động các Phiếu Chi (thanh toán NCC) và Phiếu Thu (thu nợ khách hàng) — liên kết trực tiếp với module PO và SD.
1. Tổng Quan Tài Chính (Cashflow Dashboard)
FA Dashboard tổng hợp toàn bộ chỉ số tài chính trên một màn hình duy nhất, cập nhật theo thời gian thực — thay thế hoàn toàn cách theo dõi sổ sách thủ công truyền thống.
Biểu Đồ Dòng Tiền (Revenue vs Expenses)
Truy cập: > .
- Tổng Thu: Gộp tất cả nguồn thu — bao gồm thu tiền mặt tại quầy khi bán hàng (SD) và thu chuyển khoản từ các khoản nợ khách trả dần.
- Tổng Chi: Gộp tất cả khoản chi — bao gồm thanh toán NCC (PO), chi phí vận hành, và các khoản chi ngoài khác.
- Số Dư Tồn Quỹ (Net Balance): Hệ thống tự động đối chiếu: Số dư đầu ngày + Tổng thu trong ngày − Tổng chi trong ngày = Số dư tồn quỹ cuối ngày. Kế toán đối chiếu số liệu này với tiền trong két để kiểm soát chính xác.
2. Khai Báo Sổ Quỹ & Tài Khoản (Cash Books)
Kế toán cần khai báo tất cả các nguồn quỹ tiền của doanh nghiệp — thông thường gồm 1 két tiền mặt tại cửa hàng và 2-3 tài khoản ngân hàng.
Thiết lập Sổ Quỹ ban đầu:
| Thuộc Tính | Mô tả & Cách cài đặt |
|---|---|
| Loại (Type) | Tiền Mặt (Cash) hoặc Ngân Hàng (Bank). Phân loại này phục vụ đối soát và báo cáo thuế. |
| Gán Chi Nhánh | Mỗi sổ quỹ được gán cho một chi nhánh cụ thể. Kế toán chỉ có quyền thao tác thu/chi trên sổ quỹ thuộc chi nhánh được phân quyền. |
| Số Dư Khởi Điểm | Khi triển khai hệ thống lần đầu, Kế toán cần kiểm kê thực tế số dư trong két/tài khoản ngân hàng, sau đó nhập chính xác số dư ban đầu vào hệ thống. |
3. Lập Phiếu Thu / Phiếu Chi (Vouchers)
Mọi giao dịch thu vào hoặc chi ra đều phải có chứng từ. Hệ thống yêu cầu lập Phiếu Thu/Chi đầy đủ thông tin trước khi thực hiện giao dịch.
3.1 Quy trình lập Phiếu Chi:
Truy cập: > .
- Nhóm Chi Phí (Category): Phân loại mục đích chi — ví dụ: Thanh toán nhà cung cấp, Chi lương nhân viên, Chi phí vận hành.
- Nguồn chi (Source CashBook): Chọn rõ ràng sổ quỹ sẽ trừ tiền — ví dụ: Tài khoản VCB hoặc Két tiền mặt tại quầy.
- Gán đối tác: Liên kết phiếu chi với Nhà Cung Cấp hoặc đối tượng nhận tiền cụ thể. Có thể đính kèm hình ảnh biên lai chuyển khoản.
Quy trình phê duyệt 2 bước (Dual Approval):
Phiếu Chi áp dụng quy trình phê duyệt 2 bước để đảm bảo an toàn tài chính:
Khi kế toán lập xong Phiếu Chi, phiếu sẽ ở trạng thái PENDING.
Số dư trong sổ quỹ chưa bị trừ tại thời điểm này. Chỉ khi người có thẩm quyền (Giám đốc / Admin) nhấn nút "Duyệt" (Approve), hệ thống mới thực hiện giao dịch trừ tiền và ghi nhận vào nhật ký tài chính.
4. Liên Kết Tự Động Xuyên Module (SD/PO → FA)
Điểm mạnh cốt lõi của ERP-365 nằm ở khả năng tự động sinh chứng từ kế toán. Khi nhân viên bán hàng hoặc nhập hàng hoàn tất giao dịch, hệ thống tự động tạo Phiếu Thu/Chi tương ứng — không cần thao tác thủ công trên module FA.
Cơ chế liên kết tự động (SD/PO → FA):
- Ví dụ — Bán hàng POS (SD → FA):
Nhân viên bán 1 chiếc Macbook thu tiền mặt 30.000.000đ → Đơn hàng SD chuyển trạng thái COMPLETED.
→ Hệ thống tự động tạo một Phiếu Thu trị giá 30 Triệu trên module FA, ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt tại quầy. Kế toán chỉ cần đối chiếu cuối ngày. - Ví dụ — Thanh toán NCC (PO → FA):
Kế toán thực hiện thanh toán 55 Triệu cho NCC ASUS trên module PO.
→ Hệ thống tự động tạo Phiếu Chi 55 Triệu trên module FA, trừ số dư từ tài khoản ngân hàng đã chọn. Kế toán không cần lập phiếu chi thủ công.