Hỗ trợ khách hàng TDZ ERP
Tìm kiếm hướng dẫn sử dụng, quy trình nghiệp vụ và các tính năng hệ thống.
Tài liệu quản trị Nhập Hàng & Mua Sắm (Purchase / PO)
Phân hệ quản lý toàn bộ quy trình nhập lô hàng (Laptop, Linh kiện, Máy bộ) từ Nhà Phân Phối. Hệ thống tự động theo dõi công nợ phải trả (AP) bằng thuật toán FIFO, và giám sát nghiệp vụ trả hàng nhập chặt chẽ đến từng Serial Number.
1. Quản Lý Nhà Cung Cấp (Partners / Suppliers)
Đối với hệ thống bán lẻ thiết bị số / Laptop, các đối tác cung cấp (Digiworld, FPT Synnex, Asus VN...) là nguồn gốc của toàn bộ chuỗi cung ứng. Mọi lô hàng nhập về đều phải được gán tới một Nhà cung cấp cụ thể để phục vụ báo cáo kinh doanh.
1.1 Giao diện danh bạ Nhà Cung Cấp
Truy cập vào menu > .
Bảng danh bạ tổng hợp cung cấp các thông tin quan trọng:
| Trường Dữ liệu | Chức năng & Mô tả |
|---|---|
| Tên Đối Tác & Mã Số Thuế | Quản lý thông tin pháp nhân phục vụ xuất/nhập hóa đơn VAT. |
| Mã Đối tác (Code) | Định danh nội bộ (Ví dụ: NCC-DGW01). Nếu bỏ trống, hệ thống tự sinh mã tăng dần với tiền tố mặc định. |
| Nợ Phải Trả (Current Debt) | Chỉ số quan trọng nhất: Khi xác nhận một lô hàng nhập (ví dụ 500 triệu) mà chưa thanh toán ngay, cột này sẽ tự động cộng thêm 500 triệu. Giá trị do hệ thống tính toán — không cho phép chỉnh sửa thủ công. |
1.2 Thêm Nhà Cung Cấp nhanh (Quick Create)
Ngoài việc vào màn hình Nhà cung cấp để bấm , bạn có thể sử dụng tính năng thêm nhanh:
2. Nghiệp vụ Cốt Lõi: Lập Phiếu Nhập Hàng (Purchase Orders)
Đây là nghiệp vụ trung tâm của module WMS — nơi bạn kê khai toàn bộ danh mục hàng hóa trong lô nhập: gồm những mặt hàng nào, giá nhập bao nhiêu, và quét xác nhận Serial từng thiết bị.
2.1 Cấu hình thông tin Phiếu Nhập (Phần trái màn hình)
Truy cập: > .
- Nhà cung cấp: (Bắt buộc) Chọn hoặc tạo mới Nhà Cung Cấp cho lô hàng này.
- Chi nhánh nhận hàng (Branch): Nếu bạn có quyền quản lý nhiều chi nhánh, hệ thống cho phép chọn chi nhánh nhận hàng (ví dụ: Kho Tổng hoặc cơ sở cụ thể). Nhân viên chỉ được nhập hàng cho các chi nhánh thuộc phạm vi phân quyền.
- Nhân viên phụ trách: Gán tên nhân viên Thủ kho / Thu mua chịu trách nhiệm lô hàng này.
2.2 Thêm sản phẩm bằng máy quét Barcode
Thanh LiveSearch (Tìm kiếm nhanh) là công cụ cốt lõi trên màn hình nhập hàng. Đưa con trỏ vào ô tìm kiếm:
- Nhập tay: Gõ tên sản phẩm (ví dụ: "Thinkpad T14"). Bấm Enter — một dòng sản phẩm mới sẽ được thêm vào phiếu nhập.
- Dùng máy quét: Quét mã EAN trên hộp sản phẩm — hệ thống tự động nhận diện và thêm sản phẩm vào phiếu nhập tức thì.
Quản_Lý_Serial = TRUE, một ô nhập Serial sẽ xuất hiện ngay bên dưới tên sản phẩm.
Lưu ý quan trọng: Không nhập số lượng bằng tay vào ô Số Lượng.
Cách thao tác đúng: Đưa con trỏ vào ô Serial. Quét mã Serial thứ nhất (
SN-AAAAA) → Số lượng tự động tăng lên 1. Quét tiếp mã SN-BBBBB → Số lượng tự động tăng lên 2. Bạn cũng có thể copy danh sách Serial từ Notepad (phân cách bằng dấu phẩy) rồi paste vào ô.
Cơ chế này đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong kiểm soát số lượng nhập kho.
2.3 Bảng tổng hợp tài chính (Phần phải màn hình)
Sau khi hoàn tất danh sách sản phẩm, Kế toán sẽ kiểm tra Bảng Tổng Hợp Chi Phí ở cột bên phải.
1. Chiết khấu (Discount)
- Chiết khấu theo dòng: Nhập giảm giá riêng cho từng sản phẩm (ví dụ: hãng tặng giảm 50K cho chuột).
- Chiết khấu toàn phiếu: Nhập tỷ lệ phần trăm vào ô Chiết khấu Tổng — hệ thống tự động phân bổ giảm giá theo trọng số cho từng dòng sản phẩm.
2. Số tiền thanh toán cho NCC
Ô Tiền Cửa Hàng Trả NCC: Ví dụ tổng giá trị lô hàng là 2 Tỷ, nhưng chỉ thanh toán trước 500 Triệu.
→ Nhập 500,000,000 vào ô Tiền Khách Đưa.
→ Hệ thống tự động tính Công nợ còn lại (Remaining Debt) = 1,5 Tỷ và ghi nhận vào hồ sơ Nhà Cung Cấp.
Các trạng thái lưu trữ phiếu nhập:
| Lưu Phiếu Tạm (DRAFT) | Phiếu ở trạng thái nháp, cho phép chỉnh sửa tự do. An toàn tuyệt đối: Hàng hóa chưa được ghi nhận vào kho, tài chính không bị ảnh hưởng. |
| Hoàn Thành (COMPLETED) |
Phiếu nhập được khóa cố định (LOCKED), không thể chỉnh sửa. 3 tác vụ liên module được kích hoạt tự động: 1. WMS (Kho): Tồn kho được cộng dồn. Các mã Serial mới được ghi nhận với trạng thái IN STOCK.2. FA (Kế toán): Tự động tạo Phiếu Chi tương ứng với số tiền đã thanh toán. 3. FA (Công nợ): Khoản chưa thanh toán được ghi nhận là Nợ phải trả trên hồ sơ Nhà Cung Cấp. |
3. Quản Lý Công Nợ & Thanh Toán Hàng Loạt (Debts System)
Khi doanh nghiệp có hàng trăm hóa đơn nợ với nhiều nhà cung cấp, việc đối soát thủ công từng phiếu là không khả thi. Hệ thống cung cấp thuật toán cấn nợ tự động (FIFO) giúp xử lý nhanh chóng và chính xác.
Thuật toán Cấn nợ FIFO — "First-In, First-Out"
Tình huống minh họa:
Tháng 1/2026: Cửa hàng có 3 phiếu nhập chưa thanh toán với DELL:
- Phiếu PO-001 (01/01): Nợ 20 Triệu
- Phiếu PO-002 (10/01): Nợ 30 Triệu
- Phiếu PO-003 (15/01): Nợ 40 Triệu
Tổng Công Nợ Phải Trả = 90 Triệu.
Nghiệp vụ thanh toán:
Giám đốc phê duyệt chuyển khoản 55 Triệu cho DELL.
- Truy cập > > Chọn Thanh Toán Nợ cho NCC DELL.
- Nhập số tiền:
55.000.000và nhấn Thanh Toán. - Hệ thống tự động cấn nợ theo thứ tự thời gian (FIFO):
- PO-001 (Nợ 20 Triệu): Trừ toàn bộ → Trạng thái: CLEAR. Số tiền còn lại: 35 Triệu.
- PO-002 (Nợ 30 Triệu): Trừ toàn bộ → Trạng thái: CLEAR. Số tiền còn lại: 5 Triệu.
- PO-003 (Nợ 40 Triệu): Cấn trừ 5 Triệu → Trạng thái: PARTIALLY_PAID. Còn nợ 35 Triệu.
4. Nghiệp Vụ Trả Hàng Về Nhà Cung Cấp (Import Returns)
Phiếu nhập đã xác nhận sẽ được khóa cố định (LOCKED) — không thể chỉnh sửa hay xóa. Khi phát hiện hàng lỗi, quy trình chuẩn là: tạo Phiếu Trả hàng liên kết với Phiếu Nhập gốc.
Quy trình tạo Phiếu Trả hàng nhập (RMA):
- Bước 1: Truy xuất Phiếu Nhập gốc. Tìm và mở Phiếu Nhập chứa lô hàng lỗi.
- Bước 2: Khởi tạo Phiếu Trả. Bấm nút Tạo Phiếu Trả Hàng ở góc phải phía trên. (Điều kiện: sản phẩm cần trả phải còn tồn kho tại chi nhánh — nếu đã bán hết thì không thể tạo phiếu trả).
- Bước 3: Xác nhận sản phẩm trả. Hệ thống tự động nạp danh sách sản phẩm từ Phiếu Nhập gốc với đúng giá vốn nhập ban đầu, đảm bảo không xảy ra chênh lệch tài chính.
- Bước 4: Xác nhận mã Serial. Chọn chính xác mã Serial của thiết bị lỗi. Hệ thống chỉ chấp nhận mã Serial hiện đang ở trạng thái
AVAILABLE / IN STOCKvà thuộc Phiếu Nhập gốc. - Bước 5: Xác nhận phiếu trả hàng.
Tác động tự động liên module:
1. Trừ tồn kho (WMS):
Sản phẩm được xuất khỏi kho chi nhánh. Mã Serial chuyển từ "IN STOCK" sang trạng thái RETURNED / DEFECTIVE — không thể sử dụng để bán lại.
2. Điều chỉnh Công nợ phải trả (AP):
Phiếu trả hàng tạo bút toán bù trừ trên công nợ NCC. Ví dụ: trả lô hàng trị giá 20 Triệu → Công nợ phải trả NCC giảm tương ứng 20 Triệu. Không phát sinh giao dịch chuyển tiền, toàn bộ dữ liệu lịch sử được bảo toàn nguyên vẹn.